作業依頼時にやっておきたい11のこと
ここのところ、人に作業依頼することが多々ありました。そして成果物を見た時に「しまったなぁ」と思うところがたくさんあったのでその反省をまとめました。
人に依頼する経験が少ない or 人に依頼するのが苦手だと自覚がある場合
- 依頼する前にできれば、自分または周囲の人から見て教えるのが上手い人の教え方を思い出し、その人のどんな行動や言葉が「上手」としているのかをリストアップしておく。
- 教えるのが上手い人本人にコツを聞く。
この二つをやっておけるとよかったなと思いました。そして真似できていたらいくらかいい結果が得られたのかな...。
11のこと
今回の反省から学んだことをリスト化しましたが、単純&数がある作業&複数人に依頼することを想定した内容になっていますので依頼内容によっては良し悪しがあるかもしれません。
依頼前の下準備
作業依頼しよう！となった時にいきなり作業者に口頭だけの説明をするとお互い不幸になります。まずは依頼者として情報整理や管理表を作成してから依頼しましょう。
1. 手順書を作る
手順書なんていらないだろうという作業内容でも作っておくことをおすすめします。頭の中にある情報をただ記述するのではなく、実際に作業しながら作成しましょう。自身の情報整理にもなり、依頼時の伝え漏れを防ぐこともできます。
記述先は紙でもいいのですが、複数人が編集できるGoogleドキュメントなどのサービスを利用するが望ましいです。そうすることで作業者自身で手順書のアップデートをしていくことができます。
特に複数人にお願いする時大活躍します。手順書があれば大勢に同じ内容を同じように伝えることが容易になり、先輩作業者が後輩作業者に説明するなんてこともできるようになります。
手順書の記述内容
- 作業目的
- 作業するのに必要な情報一覧
- 作業手順（画像つきだとより良い）
- 注意事項（特に気をつけて欲しいことをピックアップ）
2. 進捗管理表を作る
誰がどの項目をやって、何時間でどこまで作業が進んだかなどの管理表を作っておきます。納期調整や工数管理に役立ちます。また、作業者によって作業スピードや品質が変わってくるので、作業者名も明記することでより現実的な進捗管理ができるようになります。
進捗管理表で必要な情報
- 作業者名
- 作業開始日
- 作業終了日
- かかった工数（予定工数もあるとさらに良い）
依頼時
3. 作業背景や目的を伝える
作業背景や目的を作業者に伝えておきます。なぜこの作業をすることになったのか、なんのために作業をするのかを伝えておくことで、イレギュラー発生時に作業者自身が「なんだかこの項目おかしいぞ？他と同じように作業したら目的を満たせない気がする。」という違和感を持つことができるようになります。どんなことにもイレギュラーはつきものなので、気づけるヒントとして伝えておきましょう。
4. 実際に作業しながら説明するのがベスト
作業者の経験や使用するツールのスキルによって手順書を理解しきれなかったり間違った認識を持たれる場合があります。一緒に作業することで、「ここはできそうですか？」や「ここはわかりますか？」などの確認をしながら説明できるので思い違いなどを少なくしていくことができます。
※再現性の高い手順書であれば不要な場合もあるかもしれませんので手順書の作り込み具合や作業内容に応じて必要そうなら作業しながら説明しましょう。
5. チェック方法を教える
作業後に間違いがないかのチェックをするように伝えておきましょう。
この時に、どうやってチェックすればいいのか？どういう状態であればOKなのか？まで伝えておきます。チェック方法が間違っていたり正しい状態が分かっていないとケアレスミスや理解不足によるミスが多発する恐れがあります。作業して終わりではなくチェックまでしてもらうようにします。
作業中
6. まずは2〜3こでお試し
2つか3つほど作業が進んだら正しく作業できているか作業依頼者や知見のある人が確認します。
説明して作業者が「分かりました！」と言っていても実際には分かっていなかったり認識違いだったということが往々にしてあります（私もあります...）。なので、本当に依頼内容が伝わっているかは成果物で最終判断するようにします。
7. どういう時にどんなタイミングで報告や相談をして欲しいのかを伝える
依頼者が求める報告・相談タイミングを伝えておきます。
人によって「ここで報告する！」という感覚や考えは異なってくるかもしれません。作業や環境によっては質問をあとでまとめてした方が効率的に進む場合もあれば、疑問点が出たらすぐに質問した方がいい場合もあるかもしれません。なので、依頼者は作業者にこんな時に報告や相談をして欲しいと伝えておきましょう。
多くの場合は、イレギュラー発生時や疑問が出てきた時はその都度質問して、一日の作業終了時に報告があれば問題ないかと思います。
特に、イレギュラーや疑問点についてはすぐに報告・相談してもらうように言っておくと後であわてるようなことは少なくなります。後で手戻りが大量発生するような自体を防ぐことができます。
疑問が減ればその後の作業スピードアップに繋がり、最後に報告時間があると進捗管理だけでなくコミュニケーションをとる時間としても機能します。質問するまではないけど気になっていたことがふと出てくることがあったり、言葉を交わす中で作業者の不安点を聞き出したりすることができます。
8. 中間確認
今まであまり一緒に作業をしたことがなかったり、作業者についてよく知らなかったり、作業者にとって初めての作業になる場合は特に作業途中声をかけるようにします。進捗や質問はないかなど聞いておきましょう。多くの場合ここで大体質問が飛んできます。
作業後
9. クロスチェック&フィードバック
進捗報告後や作業に一区切りついたら、早めにクロスチェックします。そしてすぐにフィードバックします。
間違っていたところは作業者になぜ間違えてしまったのかを聞いておきます。なぜを聞いておかないと、根本的なミスの原因が見えてきません。原因となったところを解決し再度同じミスが発生しないように対策を作業者に考えてもらうか提案します。
人によっては「どうして間違えたのか？」というような質問に対して責められている気分になることがあるのでなるべく柔らかい口調できくと作業者に過度なプレッシャーをかけずに済みます。
10. 間違えたこと&質問されたことはマニュアル反映
質問されたこと、間違っていたところは全て手順書に反映しておきます。作業者が記述できるようであれば、お願いしておきましょう。記述していく中で作業理解も深まります。
11. 依頼者は作業者のことを理解するよう務める
全ての作業が終わったら、依頼者は作業者のスピード、品質、報告、理解、スキルなどを分析しておきます。次に作業依頼するときの資料として活用することができます。
そして、作業者に依頼者として何か足りない点などがなかったか聞いておくと自分自身のステップアップに繋がります。
最後に
今回は2ヶ月ほどの期間で、何百もあるような数の多い作業を約10人に依頼しました。準備不足や管理不足で品質や進捗が思うように行かなかったのでとても反省しました。次に何か人にお願いする時はこのブログを見直す予定です。